„Lieferung zur Location“ klingt eindeutig, bis das Fahrzeug vor einem verschlossenen Dienstleistungseingang steht. Ein gutes Logistikbriefing beschreibt den gesamten Weg vom Fahrzeug bis zum vorgesehenen Stellplatz. Und es benennt die Person, die die Lieferung empfängt.
Den Weg dokumentieren, nicht nur die Adresse
Halten Sie Eingang, Entlademöglichkeit, Treppen, Türbreiten und die von der Location genannten Aufzugmaße und Traglasten fest. Ergänzen Sie den Weg vom Entladepunkt zum Veranstaltungsraum. Fotos helfen, Unklarheiten aufzulösen. Stimmen Sie Zugang und Berechtigungen mit der Location ab; eine Postanschrift erklärt keinen Lieferanteneingang.
Jeder Bewegung ein Zeitfenster geben
| Phase | Zu vereinbaren |
|---|---|
| Anlieferung | Zugang, empfangende Person, Stellfläche |
| Aufbau | Wer trägt, auspackt und positioniert |
| Veranstaltungsende | Wer Speisereste entfernt und Material sortiert |
| Abholung | Bereitstellungszeit, Sammelplatz, Übergabekontakt |
Berücksichtigen Sie Öffnungszeiten und weitere Dienstleister an derselben Ladezone. Anlieferung, Tragen in ein Obergeschoss, Aufbau und Abbau sind unterschiedliche Leistungen. Klären Sie, was enthalten ist und was gesondert angeboten wird.
Zwei Verantwortliche statt fünf Abteilungen
Benennen Sie je eine verantwortliche Person für Annahme und Rückgabe, mit Mobilnummer und Vertretung. Beide erhalten die endgültige Materialliste und den vereinbarten Leistungsumfang. Zählen Sie bei der Anlieferung die Transporteinheiten und halten Sie Abweichungen zeitnah fest. Nutzen Sie bei der Rückgabe dieselbe Liste und dokumentieren Sie offene Punkte.
Platz für das unsichtbare Material einplanen
Leere Körbe, Transportkisten und Verpackungen bleiben Teil der Veranstaltung. Legen Sie Flächen fest, die weder Laufwege noch die von der Location bestimmten Fluchtwege blockieren. Trennen Sie saubere Reserven vom benutzten Material. Strom- und Wasserbedarf stimmen Sie direkt mit Catering und Location ab, bevor entsprechende Geräte gebucht werden.
Die hilfreichste Logistikfrage lautet: Wer übernimmt den nächsten Handgriff, zu welcher Uhrzeit und mit welchem Zugang?
Das endgültige Briefing geht an Lieferteam, Annahme und Abholung. Bestätigen Sie es erneut, sobald sich Raum, Termin oder Zugang ändern. Ein geänderter Raumplan verändert auch die Logistik.
