100 Gäste bedeuten nicht automatisch 100 Teller. Ein Drei-Gänge-Menü, ein Buffet mit mehreren Besuchen und ein Empfang im Stehen brauchen unterschiedliche Ausstattung. Beginnen Sie deshalb mit dem Serviceablauf. Aus jedem Moment des Essens wird eine eigene Position auf Ihrer Liste.
1. Den Bedarf pro Gast und Gang festlegen
Klären Sie mit dem Catering, welche Speisen angerichtet kommen, welche geteilt werden und wann benutztes Geschirr abgeräumt wird. Planen Sie für jeden Gang eigene Teller und Besteckteile ein, sofern kein geeigneter Spül- und Umlaufprozess bestätigt ist. Ein Reservestapel hilft wenig, wenn niemand weiß, wo er gebraucht wird.
2. Erst Stückzahlen, dann Verpackungseinheiten
Unser Beispiel: 100 Gäste, je ein eigener Teller für Vorspeise, Hauptgang und Dessert sowie eine frei gewählte Planungsreserve von 10 %. Diese Reserve ist eine Annahme, keine allgemeingültige Vorgabe. Auch die folgenden Verpackungseinheiten sind Beispiele; maßgeblich ist der jeweilige Artikel.
| Artikel | Bedarf in Stück | Beispiel-VE | Bestellmenge |
|---|---|---|---|
| Vorspeisenteller | 110 | 24 | 5 VE = 120 |
| Hauptgangteller | 110 | 12 | 10 VE = 120 |
| Dessertteller | 110 | 24 | 5 VE = 120 |
| Menügabeln | 110 | 10 | 11 VE = 110 |
Die Rechnung bleibt gleich: benötigte Stückzahl durch Stückzahl je VE teilen und aufrunden. Führen Sie beide Angaben in der Bestellung. „Fünf Teller“ und „fünf Verpackungseinheiten Teller“ sind ein entscheidender Unterschied.
3. Auch hinter den Kulissen zählen
- Vorlegebesteck, Zangen und Servierlöffel für jede Speise, auch für separate Ernährungsangebote.
- Brotteller, Butterschalen, Saucièren und gemeinsame Schüsseln passend zum Menü.
- Kaffeetassen, Untertassen und Teelöffel: Dessertgabeln ersetzen keine Kaffeelöffel.
- Essen für Team, Musik und Dienstleister sowie gegebenenfalls ein eigenes Kindermenü.
4. Erst den Tisch, dann den Transport prüfen
Decken Sie ein vollständiges Probegedeck mit den tatsächlichen Tellerdurchmessern, Gläsern, Servietten und der Dekoration. Legen Sie anschließend Stellflächen für volle Transportkisten, saubere Reserven und Rücklauf fest. Klären Sie, welche Behälter mitgeliefert werden, wer bei der Übergabe zählt und wann abgeholt wird.
Der fertige Plan verbindet Serviceablauf, Stückzahlen, Verpackungseinheiten und Zuständigkeiten. Die Gästezahl allein liefert noch keine verlässliche Bestellung.
Übermitteln Sie Menü, Gästezahl, Termine und Zugang zur Location gemeinsam. Verfügbarkeit, Mietzeitraum und mögliche Lieferkosten werden vor der Buchung bestätigt.
