Das Empfangsglas steht vielleicht noch auf der Terrasse, während drinnen das Abendessen beginnt. Später braucht ein frisches Getränk ein sauberes Glas, obwohl das erste noch nicht abgeräumt ist. Deshalb reicht die Gästezahl allein für eine verlässliche Gläserbestellung selten aus.
Das Event in Servicephasen aufteilen
Erfassen Sie Empfang, Essen, Ansprachen und Bar getrennt. Notieren Sie je Phase Getränk, Glasart, erwartete Nutzerzahl und gleichzeitig benötigte Bestände an anderen Stationen. Alkoholfreie Getränke verdienen dieselbe Aufmerksamkeit wie Wein: Wasser, Softdrinks und alkoholfreies Anstoßen gehören ausdrücklich in den Plan.
Ein Rechenbeispiel für 80 Gäste
Jeder Gast erhält zum Empfang eine frische Sektflöte und zum Essen einen Wasserbecher. Vor Ort wird nicht gespült. Mit einer gewählten Reserve von 10 % ergeben sich jeweils 88 Stück. Bei beispielhaften 24er-Verpackungseinheiten bestellen Sie je vier VE: 96 Flöten und 96 Wasserbecher.
Nehmen wir zusätzlich an, dass 50 Gäste beim Essen Wein trinken und je ein Weinglas benötigen. Mit derselben Reserve liegt der Bedarf bei 55 Stück, aufgerundet auf beispielhafte 24er-VE bei 72. Werden Rot- und Weißwein in unterschiedlichen Gläsern serviert, führen Sie diese getrennt auf. Ein einziges Glasmodell passt nicht automatisch zu jedem Getränk.
Wann lässt sich ein Glas erneut einsetzen?
Rechnen Sie Rückläufer erst dann für einen späteren Service an, wenn der Ablauf gesichert ist. Dazu gehören eine geeignete Maschine, Spülzeiten, Trocknungsflächen, Körbe und eine verantwortliche Person. „Eine Spülmaschine ist vorhanden“ sagt noch nichts über die nutzbare Kapazität aus. Beginnt die Bar früher oder dauert der Empfang länger, muss die Rechnung angepasst werden.
- Glasvolumen mit Ausschankmenge und gewünschter Präsentation abgleichen.
- Eigene Bestände für Cocktails mit besonderen Glasformen einplanen.
- Eine beschriftete, saubere Reserve für das Serviceteam zugänglich halten.
- Sammelpunkte und leere Körbe vorsehen, damit benutzte Gläser keine Serviceflächen blockieren.
Ein vollständiges Gläserbriefing verschicken
Es enthält Gästezahl, Getränkeliste, Zeiten, Spülmöglichkeiten und auf VE gerundete Mengen. Lassen Sie das Catering besonders die stärkste Überschneidung zweier Servicephasen prüfen. Die Reserve richtet sich nach Ihrem Ablauf, nicht nach einer beliebigen Faustregel.
Zählen Sie die sauberen Gläser für den stärksten Moment. Berücksichtigen Sie zusätzlich alles, was noch bei Gästen, auf Tischen oder im Rücklauf steht.
