Güvenilir bir kiralama planı, soruları doğru sırayla çözer. Stok sormadan önce bütün peçeteleri seçmiş olmanız gerekmez. Ancak tarih, mekân ve etkinliğin gerçekçi ana hatları belli olmalıdır.
İlk görüşmede: etkinliğin çerçevesini paylaşın
Tarihi, mekânı, tahmini konuk sayısını, servis biçimini ve gereken ürün gruplarını gönderin. Yalnızca kutlama gününü değil, kurulum ve iade tarihlerini de ekleyin. Konseptiniz için vazgeçilmez olan uyumlu serilerin stok durumunu erkenden sorun. Bu rehber bir karar sırası sunar; garantili rezervasyon süresi belirtmez.
Menü ve yerleşim netleşince: hesabı yapın
Menüyü catering ekibiyle, salon planını mekânla kesinleştirin. Her servis için parça sayısını hesaplayın, gerekçeli bir yedek payı ekleyin ve gerçek paket adetlerine yuvarlayın. Konuk ekipmanı, servis ekipmanı ve ekip ihtiyaçlarını ayırın. Sonraki değişikliklerde yanlışlıkla farklı seriye geçmemek için ürün kodlarını kaydedin.
Onaydan önce: teklifi tamamlayın
- Kesin kiralama süresini, adetleri, KDV uygulamasını ve ödenecek toplamı teyit edin.
- Teslimat, taşıma, kurulum, geri alım ve mesai dışı çalışmaları ayrı ayrı kontrol edin.
- Temizlik, iade koşulları, ambalaj ve eksik ya da hasarlı ürün sürecini netleştirin.
- Gerçek sözleşmedeki ödeme, depozito, iptal ve değişiklik koşullarını inceleyin.
- Stok durumunu ve kabul edilen alternatifleri teyit ettirin.
Sepet tahmini, stok teyidi veya bağlayıcı rezervasyon değildir. Onaylı teklifi, kararlaştırılan koşulları ve son ekipman listesini birlikte saklayın.
Teslimattan önce: planı uygulayacak kişilere verin
Girişi, saat aralıklarını, teslim alacak kişiyi ve iade düzenini yeniden doğrulayın. Ekipmanın konumunu, yedekleri ve boş kasaları gösteren basit bir plan paylaşın. Teslim alan kişi ile getiren ekipte aynı liste bulunsun. Farkları, birlikte açıklığa kavuşturmak hâlâ mümkünken teslim sırasında kaydedin.
Etkinlikten sonra: iadeyi işin parçası yapın
Yemek artıklarını temizleyin, ürünleri belirtilen kaplara ayırın ve kararlaştırılan iade talimatlarını izleyin. Geri alım ekibi gelmeden sayım yapın. Hasarlı veya durumu belirsiz ürünleri ayırt edilebilir tutun ve belirlenen süreçle bildirin; karışık bir kasada kaybolmalarına izin vermeyin.
Lojistik açıdan etkinlik, konuklar ayrıldığında değil; ekipman sayılıp teslim edildiğinde ve listeyle karşılaştırıldığında biter.
İade sorumlusunu etkinlik başlamadan seçin. Bu küçük karar, yorgun bir ekibin ertesi sabah sınırları belirsiz bir işle karşılaşmasını önler.
